ПРАВИЛА
ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ И ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ ПО РЕДА НА ЗЗЛПСПОИН НА
Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“
I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1. Настоящите вътрешни правила /Правилата/ имат за цел да определят реда и условията за вътрешно подаване на сигнали и последващи действия в Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, в съответствие със Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) и Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).
Приложно поле
Чл. 2 (1) Правилата се прилагат по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за:
1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:
а) обществените поръчки;
б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
в) безопасността и съответствието на продуктите;
г) безопасността на транспорта;
д) опазването на околната среда;
е) радиационната защита и ядрената безопасност;
ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
з) общественото здраве;
и) защитата на потребителите;
й) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
к) сигурността на мрежите и информационните системи;
2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
5. извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 5 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
(2) Тези Правила се прилагат и по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:
1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
2. трудовото законодателство;
3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.
Сигнализиращо лице
Чл. 3. Сигнализиращо лице по смисъла на тези Правила е само физическо лице. Сигнали за нарушения могат да подават:
1. служителите, работниците и директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, когато информацията им е станала известна при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения;
2. лица, работещи под надзора и ръководството на изпълнители, подизпълнители и доставчици на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“;
3. лица, които полагат труд без трудово правоотношение и/или упражняват свободна професия и/или занаятчийска дейност;
4. доброволци или стажанти в Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“;
5. кандидати за работа, участвали в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа в Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, чието трудово правоотношение предстои да започне и получили в това им качество информация за нарушение;
6. работник или служител на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
(2) Сигнали от анонимни лица не се разглеждат при условията и реда на ЗЗЛПСПОИН
и настоящите Правила.
(3) В случай че впоследствие стане известна самоличността на лице, подало анонимен сигнал, сигналът се подава наново и се разглежда при условията и реда на ЗЗЛПСПОИН и настоящите Правила.
II. УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ
Служители, отговарящи за разглеждането на сигнали
Чл. 4. (1) Директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ определя със заповед длъжностно лице, което отговаря пряко за дейността по приемането, регистрирането и разглеждането на подадени сигнали за нарушения.
(2) Лицето, отговарящо за разглеждането на сигнали, може да изпълнява и други дейности, възложени от Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, в случай че съвместяването им не води до конфликт на интереси.
Чл. 5. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да:
1. получават сигналите и потвърждават получаването им в срок от 7 дни след получаването;
2. гарантират, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;
4. предоставят обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока по т. 1;
5. предоставят на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния централен орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
6. документират устни сигнали;
7. поддържат регистър на подадените сигнали;
8. изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства;
9. предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
10. предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
11. в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени:
а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“;
б) предлагат предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Подаване на сигнали
Чл. 6. Сигнал се подава до отговорното длъжностно лице:
1. устно – по телефона, по други системи за гласови съобщения, както и чрез лична среща, по искане на сигнализиращото лице;
2. писмено, включително чрез електронна поща.
Чл. 7. (1) За подаването на сигнали се използва формуляр по образец, утвърден от КЗЛД, който трябва да съдържа най-малко следните данни:
1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
4. дата на подаване на сигнала;
5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
(2) Отговорното длъжностно лице е задължено да използва утвърдения формуляр, а сигнализиращото лице може да го ползва като образец за подаване на сигнал.
(3) Устният сигнал се документира чрез попълване на утвърдения формуляр от отговорното лице, което предлага на подаващия сигнала да го провери, коригира и да се съгласи с текста от разговора в писмен вид, като го подпише. Отказът на сигнализиращото лице да подпише сигнала, не е основание да се откаже приемането на сигнала.
(4) Писмените сигнали могат да бъдат подадени:
1. лично – на отговорното длъжностно лице;
2. по електронна поща – signalitba@.gmail.com, която е достъпна само на длъжностното лице;
3. по поща или чрез куриерска услуга – с условието изрично да бъде посочено, че е сигнал по ЗЗЛПСПОИН.
Приемане на сигнали
Чл. 8. (1) След приемане на сигнала по някой от обявените начини в чл. 6 от Правилата, отговорното длъжностно лице завежда сигнала с входящ номер на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала.
Чл. 9. (1) След това, лицето извършва първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН (или чл. 2 от Правилата) и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 5 от ЗЗЛПСПОИН (или чл. 3 от Правилата).
(2) Ако първоначалният формален преглед показва, че сигналът попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, лицето незабавно трябва да генерира уникален идентификационен номер (УИН) чрез интернет страницата на КЗЛД и да го впише във формуляра за регистриране на сигнал.
(3) Ако в хода на разглеждането на постъпил сигнал се установи, че той не попада
в приложното поле на ЗЗЛПСПОИН и/или не е подаден от лице по чл. 5 от закона,
разглеждането му по реда на ЗЗЛПСПОИН и настоящите Правила се прекратява и сигнализиращото лице се уведомява.
Чл. 10. (1) Формулярът за регистриране на сигнал се попълва с наличната към момента на подаването му информация и в 7-дневен срок от получаването на сигнала, отговорното лице потвърждава получаването на сигнала като уведомява сигнализиращото лице за УИН на неговия сигнал и за входящия номер на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“.
(2) При установяване на липсваща информация по реквизитите по чл. 7, ал. 1 от Правилата, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
(3) Ако сигналът е редовен или констатираните нередовности са отстранени в срока по ал. 2, отговорното лице извършва проверка за достоверност на сигнала.
(4) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
(5) Сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години, не се разглеждат.
Работа със сигналите. Вътрешна проверка
Чл. 11. (1) Приетият сигнал се регистрира от отговорното лице в Регистъра на сигналите за нарушения, съгласно чл. 25 от настоящите Правила.
(2) В срок от 7 дни след получаването на сигнала, отговорното лице изпраща съобщение до сигнализиращото лице за потвърждаване на получаването.
(3) Заедно с потвърждението, на сигнализиращото лице се предоставя информация за процедурата за външно подаване на сигнали към КЗЛД, а когато е уместно – към институциите, органите, службите или агенциите на Съюза.
Чл. 12. Всички документи на хартиен /вкл. хартиени копия на електронни документи, свързани с подадения сигнал/ и електронен носител, се съхраняват от отговорното лице при условията и по реда на чл. 26 от настоящите Правила.
Чл. 13. (1) Отговорното лице докладва незабавно на Директора на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ всеки регистриран сигнал.
(2) В случай на конфликт на интереси на отговорното лице и подадения към него сигнал, Директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ определя със заповед друго длъжностно лице за разглеждане на сигнала.
(3) При фактическа сложност на сигнала или други обстоятелства, по преценка на отговорното лице, с доклада по ал. 1 може да се направи мотивирано искане за определяне на Комисия за разглеждане на сигнала.
Чл. 14. (1) Отговорното лице, или Комисията, в случаите по чл. 13, ал. 3, предприема действия по разглеждане на сигнала с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение.
(2) В рамките на вътрешната проверка на сигнала, могат да се извършват действия като вътрешна анкета, събиране на допълнително документи, получаване на допълнителна информация от лица, посочени в сигнала от сигнализиращото лице, както и други, по преценка на отговорното лице или комисията.
(3) Отговорното лице, или Комисията, поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица.
(4) Всички извършени действия в рамките на вътрешната проверка се протоколират.
Чл. 15. (1) Отговорното лице, или Комисията, уведомява лицето, срещу което е подаден сигнал (засегнатото лице), като му се предоставя възможност да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
(2) Отговорното лице, или Комисията, е длъжно да покани и изслуша засегнатото лице, да приеме писмените му обяснения и да събере и оцени посочените от него доказателства.
(3) Всички събрани в хода на проверката доказателства, се представят на засегнатото лице и му се предоставя възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице и неразкриване на неговата самоличност.
Чл. 16. (1) В случай, че изнесените в сигнала факти не бъдат потвърдени, отговорното лице, или комисията, докладва писмено пред Директора на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала.
(2) Информация за резултатите от извършената проверка се изпраща на сигнализиращото и засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
Чл. 17. (1) Когато в хода на проверката изнесените данни бъдат потвърдени, отговорното лице, или комисията, предприемат действията описани в чл. 5, т. 11 от Правилата.
(2) В случай, че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, отговорното лице насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Чл. 18. (1) Отговорното лице, или Комисията, представя на Директора на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ доклад с информацията от сигнала, предприетите действия в хода на разглеждане на сигнала, окончателните резултати от проверката по сигнала, извършените действия и предложенията по чл. 17 от настоящите Правила, както и всички документи, събрани по време на проверката.
(2) Докладът се представя, съгласно ал. 1, при спазване на задължението за защита на сигнализиращото и засегнатото лице и неразкриване на тяхната самоличност.
Чл. 19. В срок до три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, отговорното лице, или комисията, изпраща обратна информация на подателя на сигнала, в която посочва предприетите действия и резултатите от извършената проверка.
Извършване на последващи действия
Чл. 20. (1) След получаване на доклада по чл. 18 от настоящите Правила, Директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ предприема последващи действия по сигнала.
(2) Въз основа на информацията, съдържаща се в сигнала и предложените от отговорното лице, или комисията, мерки, съгласно чл. 17, ал, 1 от настоящите Правила, Директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.
(3) В случай на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения, разглеждането на същите се приоритизира по предварително определени критерии и правила, в съответствие с методически указания на КЗЛД.
Чл. 21. (1) Директорът на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ прекратява проверката с мотивирана заповед когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия.
(2) Прекратяването по ал. 1 не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по ЗЗЛПСПОИН по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали.
Чл. 22. Проверката се прекратява и в случаите на повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия.
Чл. 23. Когато в хода на проверката са установени данни за извършено престъпление, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
Чл. 24. (1) В резултат на извършените последващи действия се изготвя индивидуален доклад, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала.
(2) Резултатите от извършената проверка, заедно с мотивите се съобщават на подалия сигнала и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
(3) В случаите, когато проверката е прекратена на основание чл. 21 или чл. 22 от Правилата, сигнализиращото лице се уведомява, че може да подаде сигнал до КЗЛД.
III. РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИТЕ. СЪХРАНЕНИЕ. ПРЕПРАЩАНЕ НА ВЪТРЕШНИ СИГНАЛИ КЪМ КЗЛД
Регистър на сигналите
Чл. 25. (1) Отговорното лице поддържа Регистър на сигналите за нарушения, който се поддържа в електронен вид и се съхранява по начин, който гарантира поверителността, целостта и сигурността на информацията. Регистърът не е публичен.
(2) Регистърът се води по образец, утвърден от КЗЛД.
(3) След постъпване на сигнала в регистъра се вписват най-малко обстоятелствата, посочени във формуляра, както следва:
1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периодът на съхраняване на сигнала;
10. собственият входящ номер на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“;
11. уникалният идентификационен номер.
(4) Вписването на обстоятелствата, които не са известни към датата на подаване на сигнала, и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания се извършва поетапно съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала.
(5) При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала.
(6) Отговорното лице поддържа актуални данни в регистъра на български език независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
(7) Отговорното лице подава регулярно необходимата статистическа информация към КЗЛД по установения от него ред.
Съхранение на информацията
Чл. 26. Цялата информация във връзка с постъпил сигнал за нарушение се записва и съхранява на траен носител за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.
Чл. 27. Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват от Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“ за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала от него, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.
Препращане на вътрешни сигнали към КЗЛД
Чл. 28. Отговорното лице препраща към КЗЛД сигнал, попадащ в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН (или чл. 2 от Правилата), за който се установи, че:
1. е получен при работодател от частния сектор, който не се явява задължен субект по чл. 12, ал. 1, т. 2 и 3 от закона и не е длъжен да изгради и поддържа канал за вътрешно подаване на сигнали;
2. съобщава за нарушения, извършени от лица, заемащи висши публични длъжности по чл. 6 от Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество, с цел последващо препращане към Комисията за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество;
3. се отнася до дейността на друг задължен субект по чл. 12, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН, без той конкретно да е упоменат в сигнала;
4. е налице необходимост от предприемане на действия от страна на Комисията по закона.
Чл. 29. (1) При установяване на обстоятелствата по чл. 28 в 7-дневен срок отговорното лице препраща сигнала на КЗЛД заедно с цялата първоначална и/или впоследствие събрана документация към него, без да заличава данни.
(2) За препращането по ал. 1 отговорното лице уведомява сигнализиращото лице.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1. Настоящите Правила се издават на основание чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения
§2. Правилата са влизат в сила от датата на утвърждаването им.
§3. Настоящите Правила се поддържат в актуален вид чрез преглед най-малко веднъж на три години и анализ на практиката по прилагането на ЗЗЛПСПОИН.
§4. За всички неуредени с настоящите Правила случаи се прилагат разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни.
§5. На интернет сайта, както и на видно място в сградата на Театър „БЪЛГАРСКА АРМИЯ“, се предоставя ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали.
